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1. Raccolta e presa in carico
I documenti cartacei vengono raccolti e presi in carico in totale sicurezza, garantendo tracciabilità e ordine fin dal primo momento. Ogni materiale è registrato e preparato per le fasi successive del processo..
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2. Preparazione dei documenti
Prima della scansione, i documenti vengono controllati, ordinati e privati di graffette o elementi che potrebbero ostacolare il flusso. Questa fase assicura che il processo sia scorrevole e senza interruzioni..
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3. Scansione digitale
Con l’utilizzo di scanner professionali, i documenti vengono trasformati in file digitali ad alta qualità. Ogni pagina è acquisita in modo chiaro e fedele all’originale, pronta per l’archiviazione digitale..
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4. Controllo qualità
I file acquisiti vengono verificati accuratamente per assicurare leggibilità, completezza e correttezza. Questa fase garantisce che ogni documento sia pronto per un utilizzo affidabile nel tempo.
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5. Indicizzazione e organizzazione
I documenti digitalizzati vengono classificati e organizzati in base a criteri concordati, così da essere facilmente ricercabili e consultabili. L’indicizzazione rende l’archivio realmente utile.
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6. Consegna e archiviazione
Infine, i file digitali vengono consegnati al cliente nei formati desiderati o caricati su piattaforme sicure di archiviazione. I documenti sono così sempre disponibili, ovunque e in qualsiasi momento.